江苏洋河酒厂股份有限公司批准档案工作管理办法（试行）
<股票配资公司>江苏洋河酒厂股份有限公司批准档案工作管理办法（试行）
江苏洋河酒厂股份有限公司（苏酒集团）总裁 批准
江苏洋河酒厂股份有限公司（苏酒集团）
档案工作管理办法（试行）
1总则
1.1为加强公司档案管理工作，有效保护和利用档案，提升档案管理水平，为公司经营和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合公司实际情况，制定本管理办法。
1.2公司的档案是指各公司、各中心、各部门在各项生产经营活动中形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同形式、不同载体的历史记录。
1.3公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循统一领导、分级管理的原则，维护公司档案全宗的完整、准确、系统与安全，为公司的发展服务。
1.4档案工作是公司管理工作的重要组成部分，纳入公司管理工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应公司档案工作发展的要求。
2管理体制与职责
2.1公司办公室是公司档案工作的管理部门，对档案工作实行统一管理，统筹规划。公司办公室设专职档案员，负责公司的日常档案工作。
2.2各子公司办公室负责所属子公司的档案工作，并负责本办法在该子公司范围内的贯彻实施。公司办公室对各子公司的档案工作实行指导和检查。
2.3各子公司办公室设专职档案员，负责所属子公司的日常档案工作。
2.4各中心、各部门设兼职档案员，负责本部门应归档文件的收集、整理工作，并定期将整理好的文件移交归档。
2.5因工作需要，特殊部门可设专职档案员，负责本部门的日常档案工作，并定期移交档案。
3档案管理队伍建设
3.1公司办公室及各子公司办公室应配备具备大专以上学历的专职档案员。专职档案员每年须参加至少16个学时的岗位专业培训，以提高专业素质和档案管理能力。
3.2各中心、各部门兼职档案员在上岗前须接受档案管理业务知识培训。培训结束时须参加档案管理业务知识考核，通过考核者方具备上岗资格。
4文件材料的形成与归档
4.1归档范围
公司档案全宗按问题统一划分为十个大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计档案、人事档案；按组织机构划分，各中心、各部门文件归档范围见附件。各子公司办公室根据企业实际制定所属子公司的文件归档范围。
4.2归档时间
4.2.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类文件材料一般应在文件办理完毕后一个月内整理完毕，于第二年上半年移交归档；
4.2.2科研类、基建类文件材料由业务部门分阶段收集、整理，并在项目竣工验收时完成全部文件的立卷工作，在验收结束后3个月内移交归档；
4.2.3设备类文件材料应抓住设备开箱验收和安装、调试两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，1个月内移交归档。特种设备维修记录按年归档；
4.2.4会计文件材料在会计年度终了后，由财务部门整理并保管一年，于次年上半年移交归档；
4.2.5人事类文件材料由人力资源管理部门收集整理，于第二年上半年移交归档；
4.2.6证书、奖状、奖牌等实物档案应在颁发或接收之后1个月内移交归档。
4.3归档要求
4.3.1归档文件材料应完整、准确、系统，签署完备，确定密级。书面形式的文件密级标在首页的右上角，非书面形式的文件密级标在明显易识别的地方。未标识密级的文件视为非保密文件。
根据公司《保密制度》的规定，公司保密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。“绝密”是公司至关重要的商业秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受到特别严重的损害，保密期限为永久。“机密”是公司重要的商业秘密公司登记档案管理办法，泄露会使公司权益和利益遭受较重的损害，保密期限为10年。“秘密”是公司一般的商业秘密，泄露会使公司权益和利益遭受轻微的损害，保密期限为6年。
4.3.2归档文件材料应为正本；
4.3.3文件书写材料和载体材料必须能耐久保存，手稿应用碳素或蓝黑墨水书写，应采用不锈钢订书钉于文件的左侧或左上角装订；
4.3.4工程竣工图、施工图及相应的图纸变更文件应将电子版与纸质版同时归档。
4.4归档份数
公司各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料归档2～4份。
4.5电子文件的归档
4.5.1电子文件形成部门应及时、定期将归档电子文件（包括机读目录、相关软件、其他说明等）集中下载至可脱机保管的载体上，于第二年上半年移交归档；
4.5.2电子文件应存储为以下通用格式：
1.文字型电子文件：PDF、XLS、TXT、DOC；
2.图像电子文件：JPEG、TIFF；
3.音频电子文件：WAV、MP3；
4.影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI；
5.工程图纸电子文件：DXL（CAD格式）。
4.5.3归档电子文件采用只读光盘作为存储载体；
4.5.4根据需要，可适时在档案管理系统与办公系统之间建立相应的接口，实现电子文件的实时在线归档；
4.5.5存储在档案管理系统服务器中的电子文件，管理中心应采取定期异地备份等有效措施，确保数据的完整与安全。
5档案的管理
5.1公司各类档案遵循属地保管原则，以方便利用。
5.2各子公司应积极创造条件，营造良好的档案保管环境，各子公司的档案，原则上由各子公司办公室负责收集和保管。公司驻各子公司的派出机构形成的档案由各子公司办公室负责收集和保管。
5.3各子公司办公室每年2月底前应将上一年度收集归档的档案目录报公司办公室档案馆备案。
5.4需公司统一保管的重要档案，由公司办公室出具移交清单，各子公司办公室根据清单移交。
5.5公司办公室及各子公司办公室应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案进行登记和系统整理，做到档案分类科学、排列有序。
5.6纸质档案、声像档案、实物档案应分开保管在不同的档案库房，根据载体不同调节不同的库房温湿度，维护档案的安全。
5.7应使用符合国家标准的档案用品和装具；根据需要和可能配备缩微、电子计算机、监控、温湿度自动控制等先进设备和通讯设施，逐步实现档案管理规范化和现代化。
5.8对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。
5.9严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。
5.10档案库房是机要重地，不得擅自进入。
6档案的利用
6.1公司内部员工因工作需要可查阅非保密档案，借阅非保密档案需经公司办公室主任同意。
6.2“绝密”档案只能是公司高级管理人员方可查（借）阅；“机密”档案只能是部门负责人及高级管理人员方可查（借）阅；“秘密”文件只能是限定的发放范围内的人员方可查（借）阅。
6.3 外单位人员查阅本公司非保密档案时，需出具单位介绍信，并经公司分管领导同意后方可查阅。外单位人员不得查阅本公司保密档案，不得借阅本公司档案。
6.4 所有人员查（借）阅档案时必须向档案员办理查（借）阅登记手续。
6.5 查档人不得擅自拆卷，不得在卷内圈点、勾划、删改、加注等，不得造成案卷污损；借档人必须妥善保管，防止丢失和泄密。否则，追究当事人责任。
7 档案的统计
7.1 公司办公室及各子公司办公室应定期对库藏档案分别进行数量统计和利用效果统计。档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。
7.2 档案数量统计包括：
（一）对本公司案卷按档案的门类分别进行数量统计；
（二）对档案破损情况进行统计；
（三）按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。
7.3 档案利用效果统计包括：
（一）档案借阅人次、卷次统计；
（二）档案利用的社会效果、经济效果统计。
8 档案的鉴定与销毁
8.1 档案的鉴定与销毁是指对已过保管期限的档案进行价值鉴定，对确无保存价值的档案集中组织销毁的过程。
8.2 公司及各子公司档案的鉴定、销毁工作统一由公司办公室联合相关业务部门组成工作小组实施，鉴定档案遵循“保存从宽”、“销毁从严”的原则。
8.3 档案需销毁时，应由档案员提出鉴定销毁申请江苏洋河酒厂股份有限公司批准档案工作管理办法（试行），经工作小组提出鉴定销毁意见，并经公司分管领导同意后方可销毁。涉密档案需经公司总裁批准后方可销毁。
8.4 对批准销毁的档案，应化为纸浆或焚烧，不得出卖或作其它用途。
8.5 销毁档案时，应有两人监销。销毁后，监销人员应在销毁清单上注明“已销”字样，同时注明销毁日期和销毁方式，并签名以示负责。
8.6 销毁清单由公司办公室档案馆永久保管。
9 责任
有下列行为之一者，由公司办公室责令限期整改，并视情节轻重，对主管人员及其他直接责任人员报请公司给予行政处分；构成犯罪的，提请司法机关追究刑事责任。
（一）损毁、丢失档案的；
（二）涂改、伪造档案的；
（三）擅自赠送、出卖或转让档案的；
（四）将职务活动中形成的应归档文件据为己有，拒不归档或不按规定期限移交归档的；
（五）违反规定提供档案或泄露档案信息，给公司造成负面影响或经济损失的。
10 附则
10.1 本办法适用于江苏洋河酒厂股份有限公司及各子公司的档案工作。
10.2 各子公司可根据本办法，结合公司实际情况，制定相应的档案工作实施细则，报公司办公室备案。
附：
本办法由公司办公室负责起草；
本办法解释权归公司办公室；
本办法起草人：郑金之、陈开珍、吴欢欢
